學校不教的 Email、訊息禮儀
Yory|2022-01-18
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大家是否有發信給教授,卻石沈大海的經驗呢?面對嶄新的108課綱,同學們往往有滿腹疑問想詢問教授和學長姐,但卻時常忽略Email和訊息禮儀。其實,溝通的禮儀就像生日禮物的包裝紙,能讓受訪者感受到禮遇和尊重。良好的提問禮儀不僅是必備的素養,更是建立第一印象的關鍵。


如果忽略了禮貌和誠懇,而錯過了向他們提問並得到對方認真回應的機會,會非常可惜。那到底該如何有禮貌地寫好 Email和訊息呢?其實只要掌握幾個原則,就可以讓溝通變得更流暢。


撰寫 Email 和訊息,掌握 6 原則
  1. 請在信件「主旨」就表明目的
  2. 注意稱謂與問候語
  3. 邏輯清晰、言之有物
  4. 善用小標題明確分段
  5. 注意表情符號和標點符號使用
  6. 發信前一定要再次確認


若能在信件主旨交代清楚來信目的,不僅能幫對方節省時間,還能讓收信者從眾多信件中注意到你的信。稱謂應使用對方的「最高職銜」,並加上簡單問候語。例如:張教授您好、林校長您好。寫信時應注意脈絡分明、避免拖泥帶水的流水帳。此外,也可以訂下標題,分段呈現內容,讓信件看起來有條有理。


寫信時也需要注意表情符號的運用。正式的信件應盡量少用表情符號,以免讓人留下不正經的印象。另外,為了增加閱讀的流暢度,建議使用「中文全形」的標點符號。最後,在正式送出前一定要再次確認信件或訊息內容,可以試著自己朗讀一遍,挑出贅字和語病,去蕪存菁。


一封用心書寫的信件或一則精煉的訊息,不僅能讓對方感受到誠意,也能大幅增加對方回覆的意願。相信經過不斷地練習,同學們寫信的能力一定能有大幅進步唷!




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